Автоматизация финансов и систем, которые помогают бизнесу считать деньги, множество, однако тонкостей в бухгалтерском деле еще больше. Например, недавно нам пришлось столкнуться с проблемой: отличный сервис Финолог (в нем мы ведем учет транзакций), оказался не готов к автоматическому учету транзакций по картам физических лиц, пришлось брать решение в свои руки.
Если раньше работа с выгрузками по картам занимала 1 день, то сейчас у бухгалтера на это уходит всего 15 минут.
Ко всему, созданный инструмент не только унифицирует форматы и находит ошибки, но также способен учитывать кредиты, разносить транзакции по категориям, проводить детальную аналитику и т. д.
Проблема
Финолог — это инструмент учета финансов, с традиционными для такого ПО опциями: работа с операциями и планирование, разнообразные интеграции (банки, эквайринг, amoCRM), ведение отчетности, админка заказов и многое другое.
Словом, нас устраивает его функциональность, но, вот что мы обнаружили: каждый раз, когда возникает необходимость в работе с выписками, связанными с картами физических лиц, бухгалтеру приходится несладко.
Проблема в том (отметим, этот недостаток присутствует у многих финансовых сервисов), что для выгрузки данных о счетах и транзакциях (с бизнес-картами такой проблемы нет) разные банки используют разные форматы данных в Excel, в то время как Финолог читает корректно только один — собственный.
Отсюда проблемы:
- различаются названия столбцов и колонок;
- по-разному отображаются время и дата;
- не совпадают символы валют и условные обозначения;
- расходы и зачисления выгружаются в отдельных файлах (Сбер).
По умолчанию Финолог не учитывает и не принимет такие вещи, поэтому каждый раз при выгрузке банковских отчетов в Excel, бухгалтерия вынуждена вручную исправлять различия в датах и времени, приводить к единому формату структуру столбцов и объединять файлы.
А это сложно, так как любой бизнес одновременно оперирует несколькими картами разных банков. И если к этому добавить внутреннюю специфику распределения финансовых потоков по людям и проектам, незначительные на первый взгляд мелочи превращаются в довольно раздражающую помеху.
Созданная нами автоматизация финансов решает эту проблему, интегрируясь в Финолог (и в его аналоги)
Решение
В нашем случае за обработку транзакций отвечает автоматизация. Если упростить суть до уровня бухгалтерии, работает это теперь следующим образом:
- нужные данные вставляются в файл Banks (гугл-таблица, которую мы создали и заранее подкрутили к ней автоматизацию) без изменений;
- система автоматически определяет формат;
- боты обрабатывают и выгружают данные в нужном вам виде.
А вот так процесс выглядит глазами бухгалтера.
Первый шаг.
Выгрузка отчета. На скрине расходы за месяц от Сбербанка (исходное состояние выгрузки).
А это выгрузка от «Т-Банка». Можно заметить, насколько она отличается от формата Сбербанка.
Второй шаг.
Копируем данные Сбера (первый скрин) и вставляем в нашу таблицу Банкс в лист Сбербанка: просто копируем и вставляем.
Так выглядит автоматически отредактированный ботами (можно задать нужный любой формат для своего сервиса учета) под Финолог лист с объединенными данными Сбера и Т-Банка.
Автоматизация финансов. Проверка успешной загрузки.
Транзакция автоматически загружается в Финолог, статус задачи показывают два столбца справа. Загрузка прошла успешно, поэтому к форме добавился идентификатор транзакции с меткой «Да».
Здесь видно, что будет, если транзакция прошла некорректно. Программа автоматически сверяет результат с выгрузкой банка и подсвечивает ошибку (например, появился дубль), предоставляя возможность исправить ее вручную. Если в один день случилось две транзакции на одну сумму, этот момент также подсвечивается для проверки.
Ручная корректировка строки активирует триггер, после чего система самостоятельно проверяет соответствие исправлений установленному формату и перезаписывает транзакцию.
А вот так готовый результат отображается в Финологе.
Результат
Практика показывает, что каким бы удобным ни был сервис «из коробки», в нем почти всегда чего-то не хватает. По собственному опыту мы знаем, что очень часто ситуацию может исправить небольшая (или большая) доработка, но не у всех есть возможность решить проблему собственными силами. В следующей статье дадим инструкцию: как собрать такую автоматизацию своими силами.
Если вам интересно почитать больше примеров – в этой статье рассказали как мы автоматизировали учет ФОТ.
Если вы нуждаетесь в подобной кастомизации, оставьте заявку на нашем сайте, мы оценим потенциал и стоимость проекта.
